Mejora Continua (Kaizen - Kaisen)
Desde que Toyota describió su filosofía y su Sistema de producción denominado TPS (Toyota Production System) el mundo adoptó muchas palabras de origen japonés que se utilizaban por Toyota, tal es el caso de la palabra Kaizen o Kaisen de origen japonés que esta compuesta de dos terminos: KAI que significa cambio y SEN que significa bueno, así pues Kaizen viene siendo algo así como "Cambio bueno" y describe la constante búsqueda de mejorar en las organizaciones, más tarde con Lean Manufacturing (Manufactura esbelta) Kaizen se convierte en Continuous Improvement (mejora continua en inglés).
Mejora continua exige la constante búsqueda de una mejor manera, simplificación, eliminación y/o reducción de los 7 desperdicios (MUDA), el Valor no agregado y el robustecimiento de los procesos para la entrega de un producto o servicio.
Valor Agregado y Valor no Agregado
Antes de definir lo que son los desperdicios hay que entender la diferencia entre Valor agregado y no Valor Agregado, dentro de los procesos tanto actividades productivas y actividades administrativas que son necesarias para la elaboración de un producto o servicio, hay actividades que intervienen directamente en la modificación de la materia prima y hay actividades que no trasforman la materia prima, una primera definición de Valor agregado sería: Actividades o procesos que transforman la materia prima, así pues si habláramos de la elaboración de una ensalada, el valor agregado sería cortar los ingredientes por ejemplo, estamos trasformando un ingrediente en pequeños trozos necesarios para nuestra ensalada, el Valor no agregado sería trasladar los ingredientes hasta la mesa de trabajo o inclusive ir a comprar estos ingredientes.
Otra definición de Valor agregado sería: Lo que el cliente está dispuesto a pagar.
De acuerdo a lo anterior actividades que no trasforman la materia prima pueden ser considerados como valor agregado siempre y cuanto el cliente exija que se realicen, siguiendo el ejemplo de la ensalada lavar los ingredientes no trasforma la materia prima pero si que es una especificación del cliente (a menos que a nuestro cliente no le importe sufrir de diarrea).
Muchas veces estas definiciones dependen mucho de la empresa en particular, discusiones sobre lo que agrega valor y no agrega valor pueden haber muchas lo importante es ponerse de acuerdo y definirlas, hay muy poco escrito acerca de ésto pero una manera fácil de identificar lo que no genera valor la podemos hacer si podemos catalogar cada actividad dentro de los denominados 7 desperdicios (MUDA en japonés).
Si logras catalogar una actividad dentro de estos 7 desperdicios lo más seguro es que no genera valor.
Los 7 desperdicios (MUDA)
Los 7 desperdicios de manufactura:
1 Movimiento: Se refiere a trasladarse de un lugar a otro en busca de materiales, herramientas, etc. el desplazarse para realizar alguna actividad requiere tiempo que es considerado un desperdicio, los lugares de trabajo y las maquinas asi como el Layout debe estar diseñado para reducir al mínimo los desplazamientos de gente.
2 Inventarios: Se refiere a tener materia prima o subensables listos para el siguiente proceso en espera, tener material esperando para pasar al siguiente proceso genera costos asociados con mantener ese inventario, el espacio que ocupan y los costos que requiere administrar esos inventarios.
3 Sobreproduccion: Se refiere a producir más de lo indicado o necesario, es un desperdicio que a su vez genera el desperdicio de inventarios pues al producir más de lo requerido se estarán creando productos terminados o subensambles que no van a ser requeridos inmediatamente o que quizá el cliente aún no necesita.
4 Sobreproceso: Se refiere a hacer pasos de más o dar el extra a las especificaciones del cliente, agregar más cantidad de ingredientes de los que el cliente especifica (que también puede ser un defecto) o agregar un proceso o una parte extra que el cliente no estaba requiriendo.
5: Defectos o Retrabajos: Se refiere a tener que volver a procesar un producto a causa de no cumplir con la calidad requerida o a invertir tiempo para reparar y hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones del cliente, no hacer las cosas bien a la primera.
6: Transporte: Se refiere a moviemientos de materiales, subensamble o productos terminados, mover de un lugar a otro materiales o ensambles para ser procesados.
7: Esperas o Demoras: Tener que esperar por materiales o por malos balanceos de linea, no trabajo estandarizado, fallas de maquina, etc.
De acuerdo a las actividades de Valor agregado o no, podemos ver una tabla que nos ayuda a saber como mejorar cada actividad.
Así pues podemos enfocar la mejora continua dependiendo de la actividad:
- Si la actividad no genera valor y no es necesaria la mejora continua o kaizen debe estar enfocada a eliminar dicha actividad, si hablamos de una reparación o un defecto es un claro ejemplo, debemos de buscar eliminar la causa raíz y eliminar estas actividades.
- Si la actividad es Necesaria y agrega valor, entonces nuestra mejora continua debe estar encaminada a optimizar , obtener el resultado más optimo posible con la mejor utilización de los recursos.
- Si la actividad no genera valor y es necesaria entonces el enfoque de mejora continua deberá ser minimizar dicha actividad, reducir el tiempo de trasporte por ejemplo o reducir los movimiento de operadores, cambiar el layout etc.
- Si la actividad agrega valor pero no es necesaria (se dá en algunos casos) buscar la manera de venderla y sacar una ventaja competitiva.
Esto es solo el primer paso para enfocar mejora continua, en los proximos post analisaremos como administrar mejora continua y como hacer management utilizando PDCA (Plan, Do, Check, Act) para que las mejoras realmente se den.
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