Como Implementar Kaizen y conducir un evento

Como Implementar Kaizen y conducir un evento

Para muchos que se inician en el proceso de mejora continua suele ser difícil imaginarse como conducir un evento kaizen, y no es para menos, pues en ocasiones nos llenamos de mucha información acerca de Lean Manufacturing, hemos escuchado hablar de un montón de herramientas y conceptos como: TPM, Kanban, Jidoka, Heijunka, 5s, Herramientas para solución de problemas, etc, etc, y a veces nos confundimos a la hora de preparar un evento kaizen.

Como hemos venido hablando un evento kaizen es un evento de mejora, la metodología usada para realizarlo y las herramientas  pueden variar dependiendo la naturaleza del evento, así que entremos en tema y veamos algunos puntos clave que debemos considerar para llevar un evento kaizen, no son una receta mágica, ni significa que tengamos que cumplir con todos cabalmente, pero de seguro nos ayudarán a que durante el evento kaizen todo sea más fluido y por ello aumenta la posibilidad de tener un evento exitoso.

Los 5 pasos de un evento kaizen

11.       Preparación de datos

Antes del evento kaizen regularmente con un mes de anticipación debe comenzar esta etapa previa llamada prework, esta etapa consiste en realizar reuniones que pueden ser semanales o con la frecuencia definida, con el fin de ponerse de acuerdo acerca del marco informativo que será necesario para poder tener datos que analizar y el día del evento podamos trabajar con hechos, información, datos que nos ayuden a tomar buenas decisiones. Se trata pues de asegurarnos con anticipación que tenemos datos que nos ayuden a definir el rumbo del evento kaizen y si no es así comenzar a runirlos.

22.       Formación de equipo

Antes del evento kaizen es necesario armar el equipo kaizen, toma en cuenta la naturaleza del evento y considera al personal que pueda aportar con sus conocimientos a la causa, puedes incorporar expertos en el tema en específico, una vez seleccionados los participantes asegúrate de incluir personal ajeno al proceso o al área donde se realizará el evento, estas personas suelen tener la mente fresca y sin prejuicios por lo que resultan muy útiles para dar ideas y ver cosas que en ocasiones los más cercanos al proceso suelen ignorar.

Una vez definido el equipo realiza una reunión con ellos para comunicarles y comenzar a trabajar en toda la información previa necesaria. Define si el evento será de 5 días o quizá un kaizen blitz de menor duración.

33.       Programación- Referente al salón del evento e incentivos

Un par de semanas antes programa el lugar del evento, si es necesario acordar comidas y la programación del evento. En este punto puedes ordenar reconocimientos y algunos incentivos (pueden ser simbólicos) para dar a los participantes el último día del evento en la Celebración

44.       Capacitación y Logística del Evento

De acuerdo al trabajo previo ya se debe de tener los objetivos predefinidos para el evento kaizen, prepara una capacitación sobre aquellas herramientas que consideres pertinentes para aplicar en el evento kaizen y que puedan ayudar a desarrollar el evento exitosamente. Por ejemplo, si se trata de mejorar las condiciones del equipo quizá temas de TPM y 5S, si se trata de solucionar un problema de calidad, pudiera ser JIDOKA, Poka yoke, Andon, Calidad en el origen, herramientas básicas de la calidad,  etc, aquí depende mucho del tema en específico a tratar en el evento kaizen.

Haz un pequeño bosquejo de que actividades se tendrían que cumplir cada día para cumplir con los objetivos, y prepara todos los formatos que creas pertinentes se usarán para el evento.

Incluye dentro de la capacitación la explicación de la metodología a seguir para llevar a cabo el evento, puede ser por ejemplo A3 o PDCA, prepara  una agenda donde se explique qué actividades se harán cada día y los entregables.

55.       Evento kaizen

Estas son algunas ideas  sobre cómo llevar a cabo la agenda del evento kaizen:

·         Etapa1. Capacitación

 Comenzar con alguna dinámica de presentación e integración, abordar los temas de capacitación definidos y metodología a seguir,  en este día puede definirse también el objetivo del evento en términos numéricos con indicadores, para ello es necesario revisar la información previa con el equipo definir la situación actual y definir las metas.

·         Etapa 2. Descubrimiento y Análisis

El día dos es el día de descubrimiento, organiza una visita hacia el lugar de los hechos Gemba para observar y tomar datos, dependiendo del tema del evento puede ser observación de los desperdicios, corroborar algunos datos, toma de tiempos, revisar las condiciones de trabajo, etc.

En esta parte se puede abordar el análisis de los datos existentes o reunir nueva información, utiliza Paretos, Ishikawa, 5 porqués, y aquellas herramientas que ayuden a encontrar las posibles causas, y después de esto organiza una prueba para descartar aquellas posibles causas hasta encontrar las causas raíces. Apoyarse con expertos puede ser de gran ayuda, pero trata de basarte en datos y en examinar las condiciones de trabajo.

·         Etapa 3. Resolviendo el problema /Mejorando

En este día (o se puede ser desde al anterior si el tiempo alcanza) puedes organizar una lluvia de ideas con posibles soluciones para implementar enfocadas a atacar las causas raíces encontradas, identifica estas ideas por grupos y luego evalúenlas por criterios como costo, dificultad o el impacto. Realiza un priorización de estas ideas y elabora un plan de acción para llevar a cabo durante la semana. En este día nos enfocaremos en implementar estas acciones.

·         Etapa 4. Monitoreo de resultados

 Es el día de verificar si las acciones tomadas están rindiendo frutos, revisa los indicadores y si se están cumpliendo los objetivos, realiza los ajustes necesarios en el plan de acción, estandariza los documentos necesarios y define como se dará el sostenimiento del evento.

·         Etapa 5.  Celebración

Confirma que los objetivos van a ser cumplidos con las acciones implementadas, estandariza y prepara una pequeña presentación acerca de las actividades realizadas en el evento. Organiza tu equipo de trabajo den una pequeña presentación con el dueño del proceso y celebren el éxito obtenido, puedes incluir una comida y algunos regalos (no tienen que ser en especie ni costosos).

No existe una manera estándar de llevar un evento kaizen puesto que las actividades y la logística puede variar dependiendo de la naturaleza del evento, sin embargo  la  anterior es una guía que puede servirte y ayudarte a tener un evento exitoso.