Como Implementar 5S?
Bastante hay en la red
escrito acerca de 5s y sus beneficios, así que no haremos un tema largo de algo
que ya está bastante trillado, en cambio nos enfocaremos en las bases
necesarias para que el sistema de 5s funcione y levemente explicaremos cada
fase, también hablaremos de cómo evitar que nuestro programa de 5S se convierta
en un sistema de solo limpieza (error común).
Como Comenzar a
Implementar 5s?
1.- Involucramiento de los líderes
En esto de Mejora
continua y Lean Manufacturing siempre es primordial que los líderes y managers
estén realmente involucrados y conozcan los beneficios de tener un sistema de
5s completo (no solamente limpieza), los líderes son por lo tanto quienes deben
soportar y coordinar los esfuerzos en la implementación de 5s con el convencimiento
de todos los beneficios que esto trae. Crear un plan de implementación junto
con los líderes y conseguir que ellos se enganchen y se adueñen de este plan de
implementación es primordial.
2.- Crear plan de Implementación
Este plan debe incluir
las etapas de implementación, puedes considerar un área y después las demás, dependiendo del tamaño de
la organización, ponle fechas de cuándo debe estar implementada cada una de las
5S en el área y elabora un Gantt, crea un plan de acción para lograr los
objetivos incluyendo necesidades de capacitación y concientización antes de la
implementación.
3.- Concientización y capacitación
Establece un programa
de concientización para todo el personal respecto a 5S y sus beneficios, en la
web hay muchas presentaciones que puedes tomar como base, y actividades que
ayudan a comprender mejor los principios de 5s.
4.- Auditoria Previa
Crea una auditoria
estándar con el equipo y los líderes, y juntos realicen esta auditoria en el
área de implementación, describan la visión y como debería ser la situación
futura.
5.- Implementación
Una vez sentadas las
bases de concientización e involucramiento de los líderes podemos implementar
el sistema.
a)
Separar:
Organiza una actividad para retirar todo lo que no es necesario que esté
presente, puedes usar la técnica de las etiquetas rojas para marcar todo
aquello que no se necesita en el área, retíralo del área hacia un área en común
apartada del lugar de trabajo, en ésta área luego se decidirá qué hacer con
estos objetos y se le dará disposición.
b)
Ordenar:
Una vez libre de objetos no necesarios organiza el lugar de trabajo bajo el
principio “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”, define como tiene
que estar el área organizada y cuáles son los lugares específicos para cada
cosa, evalúa la frecuencia de uso de cada cosa y asigna las ubicaciones, las
cosas con uso frecuente o constante asígnalas en el punto de uso, y aquellas
cosas que no se usen frecuentemente asígnalas más alejadas.
c)
Limpiar:
Una vez establecido el orden, haz una campaña de limpieza profunda para dejar
el área impecable, esto nos ayudará a establecer estándares de orden y
limpieza.
d)
Estandarizar:
delimita y etiqueta cada ubicación a detalle para que todo mundo sepa que
objetos deben ir en cada lugar, toma fotografías y haz un checklist con estas
fotografías, esto nos ayudará a mantener el estándar.
e)
Mantener-
Disciplina: Establece un sistema de
auditorías con cierta frecuencia, mantén los checklist de 5s
actualizados y constantemente toma acciones para aquellas desviaciones en las
5s y auditorias, puedes auxiliarte del Tablero Visual SQDC para incluir el
apartado de 5s y dar seguimiento a las acciones derivadas.
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5S & 5 POR QUÉ? |
6.- Sostenimiento. 5 porqués?, en 5S
Esta es una etapa muy
importante, y la más difícil de lograr.
Para auxiliarte en
mantener el sistema utiliza los tableros Visuales, haz que las 5S se conviertan
en un indicador tan importante como los demás y se tomen acciones correctivas y
contramedidas ante cualquier desviación al estándar establecido. Dentro de los
Gemba Walks es primordial verificar que el sistema de 5S funcione, verificar que los estándares se mantengan y
que haya contramedidas instaladas para cada desviación, empoderar al personal
en resolver estas desviaciones es muy importante y sobre todo poner el ejemplo durante
el recorrido.
Un sistema de 5S no
funciona sin un sistema de “5 porques?”. Complementar el sistema de 5s
practicando los “5 porques “ ayudará a todos a entender la importancia de
mantener 5s y crear el enfoque en solución de problemas, si encuentras alguna
desviación al estándar un simple tornillo en el piso puede significar mucho,
pregúntate 5 veces porque? y acude con
el personal para obtener sus respuestas hasta encontrar la causa raíz, este
tornillo puede ser el causante de una avería mayor la cual puedes prevenir si
lo investigas utilizando los 5porques, y esta desviación no pudiera ser visible
si no tuviéramos un sistema de 5s funcionando, pues, sería casi normal tener un
tornillo en el suelo, entre tanto desorden sería difícil detectar estas
anomalías. Es esa la importancia de un sistema de 5s complementado con los 5
porque, son herramientas muy poderosas cuando están juntas que nos pueden
ayudar a prevenir errores y crear la cultura de solución de problemas y
prevención que se requiere.
7.- Enfoque en eliminación de fuentes de contaminación
5S no se trata de
estar limpiando, se trata de eliminar las fuentes de suciedad, como parte del
programa de mejora en 5S es necesaria la cultura por la búsqueda de la
perfección, si no hay una cultura por eliminar las fuentes de suciedad y el
equipo trabaja para eso, entonces no existe un verdadero sistema de 5s,
simplemente tenemos un programa de limpieza.
